心理导读:好的会议能高效地解决问题,无聊的会议除了低效,还让人意志消沉。作为一名职场达人,要学会对无聊会议说NO!——
最近,我遇到的几个人都遭遇到同一个问题:工作日他们不能做受雇所负责的工作。问题不在于分心,而是从早晨9点到下午5点都订满了会议。如果他们想做什么事情,必须在晚上和周末加班。
我们试图一同找出问题根源。到底为什么有那么多会议?滥开会可能有很多糟糕的原因--只有几种好的理由。下面是坏理由——为开会辩护这一行为表明,很多人都想浪费他们的时间:
1、为了检查工作进度。
老板在幻觉中相信,这就是管理,所以他需要每周开会,或者(更糟糕地)每天早晨打电话确认大家都在做自己的工作。如果你真的需要因为这个原因开会,那么你遇到的问题更大--很可能需要更清晰的工作目标,或者,干脆换个团队。
2、分享信息。
当今时代,我们有极好的通讯工具,叫做电子邮件,甚至还有文件共享系统(比如谷歌Docs)。人们认为没人会读寄给他们的任何材料,所以需要开会。但是,这同样是另一个问题--开会大概也不是解决办法,这就像学校组织孩子们参加消防安全会议一样。
3、设定最后期限。
一个在非盈利机构董事会中工作的朋友告诉我,每个董事都有一组战略目标。在时间轴上,这些目标应该在上个月完成,但每个人似乎都假设,真正的截止日期是在12月召开的第四季度会议。这些天我们都很忙,开会就成了确保工作得到执行的方法。但是,再一次,这是个公司文化的问题,你可以设置最后期限,真正的最后期限,而且不需要让大家都挤在同一间屋子里。
4、因为分工不清。
真需要六个人批准一项新合同吗?如果是这样,为什么会这样?即使让人数降低到4个人,都能为你的公司释放大量资源。
所以为什么要开会呢?最好的原因是,你需要做出决定,而该决议对会议室里的每个人来说都是至关重要的。在理想情况下,任何决议的好处都要大于参加会议的人所耗费的时间成本。如果你无法确定这一点,那么或许就不需要开会。
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